Politique d'achats

POLITIQUE D’ACHATS DE L’AGENCE BRUXELLES-PROPRETÉ

1. PRÉSENTATION ET CHIFFRES-CLÉ

L’Agence Bruxelles-Propreté (ci-après l’Agence) est un organisme para-régional de type A. Elle est placée sous l'autorité directe du Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de la Transition climatique, de l’Environnement, de l’Energie et de la Démocratie participative. L’Agence emploie quelques 3.000 personnes.
Le budget général de l’Agence pour 2021 s'élevait à 281.300.000 EUR.
L’Agence possède 12 sites d’exploitation et 5 Recypark ainsi qu’un charroi de plus de 700 véhicules et balayeuses de rue, mobilisés quotidiennement pour assurer la gestion de nos déchets et la propreté de l'espace public.

Activités générales

Collecte :
- Déchets ménagers : 328.977,16 tonnes de Déchets ménagers ont été collectés par l’Agence en 2020 ;
- Recypark : Au total 28.000 tonnes ont été collectées en 2020 dans les 5 Recypark, soit 1.500 tonnes de plus qu’en 2019. À ces déchets volumineux (encombrants, briquaillons, ferrailles, plastiques…), il faut aussi ajouter les petits déchets chimiques, soit un peu plus de 370 tonnes ;
- Déchets de clients commerciaux sur contrat, en concurrence avec d’autres acteurs du secteur.
Nettoiement :
- Le service Nettoiement est composé de plus de 600 collaborateurs et dispose de moyens logistiques importants. Ce service est mis en œuvre 7 jours sur 7, entre 5h et 21h30. Il assure l’entretien de 426 km de voiries régionales et de certaines voiries communales sous contrat, mais également le nettoyage de la voirie lors de grands évènements.

2. CENTRALISATION DES ACHATS

Le Service Achats, qui agit en tant que service support, centralise et coordonne la totalité des marchés publics dans un Tableau de suivi général. Ce tableau permet de rassembler, en un document, les différentes dates et chiffres concernant les procédures mais aussi de repérer d’éventuels retards et garder en vue les renouvellement de marchés récurrents.

De ce fait, le Service Achats est garant de la bonne continuité des différents marchés publics tout en veillant au respect des procédures.

Les achats réalisés par l’Agence sont soumis à la règlementation sur les marchés publics, aux délégations de pouvoirs et de signatures accordées à notre Ministre de tutelle, à notre Directeur général et/ou Directeur général adjoint et à des personnes internes au sein de l’Agence, à l’Inspection des Finances et, finalement, des décisions prises en interne sur l’organisation des dépenses.

Ainsi, plusieurs seuils de procédure – en € HTVA – sont définis, soit par l’Agence, soit par la règlementation sur les Marchés publics, soit encore par le Gouvernement bruxellois. Chaque montant et type de procédure nécessitent une approche et un contrôle différencié.

Ces seuils et règles qui s’y appliquent déterminent plus ou moins de souplesse ou de rigidité dans les processus de passation et d’analyse des offres reçues et les différentes étapes de validation prévues.

Aussi, à partir de 8.500 € HTVA, les différents services de l’Agence deviennent des clients internes du Service Achats et leur procédure est encadrée formellement.

3. PRINCIPES TRANSVERSAUX

Pour initier un nouvel achat, les clients internes complètent et envoient un formulaire (ISO 9001) qui permet au Service Achats de déterminer en interne la procédure à lancer ainsi que les documents et courriers administratifs à établir.

Le Service Achats analyse les besoins décrits et accompagne le client interne, si nécessaire, dans sa prospection y compris auprès des centrales de marchés auxquelles l’Agence aurait accès. Une attention particulière est accordée à l’estimation du besoin aussi bien en quantité qu’en coût.

Critères de qualité

Pour tout marché public, l’analyse des offres déterminera l’offre économiquement la plus avantageuse, c’est-à-dire l’offre la plus intéressante pour l’Agence d’après tous les critères établis dans le cahier spécial des charges et non systématiquement l’offre aux prix les plus bas. S’agissant d’argent public, une attention particulière est néanmoins portée quant aux coûts engendrés par les achats envisagés. En pratique, la plupart des marchés sont soumis à l’avis préalable de l’Inspection des Finances pour contrôle budgétaire.

En général ce ou ces critères de prix sont complétés à l’Agence par des critères jugeant de la qualité des offres reçues et sont déterminés en collaboration avec les clients internes qui restent maîtres et experts dans leur matière.

Ces critères sont également agencés avec des critères de « sélection qualitative » pour déterminer le profil d’entreprise qui conviendrait le plus à la mission à mener ou à livrer les fournitures nécessaires selon les attentes et besoins du client.

Chaque acheteur en charge d’un dossier mène une réflexion avec le client interne, dès la prise en charge du marché sur les besoins effectifs exprimés et les critères adéquats auquel l’achat envisagé devra répondre. Au cas par cas, les délais de livraison, les références passées, les caractéristiques techniques ou l’obtention de labels, par exemple, seront intégrés au cahier spécial des charges ou dans la consultation envoyée aux entreprises afin de, systématiquement, déterminer la meilleure option tant en termes de coût que de qualité pour chaque mission ou fourniture acquises.

Code de conduite et éthique

Conflits d’intérêts
La personne en charge d’un marché doit s’abstenir d'intervenir d'une façon quelconque dans une procédure avec laquelle elle aurait un conflit d’intérêt – par exemple par ce qu’un membre de sa famille ou une entreprise qui emploierait un membre de sa famille soumissionne à ce marché.
Interdiction de bénéfice personnel
Aucun bénéfice personnel ne peut être demandé ou accepté par la personne en charge d’un marché. En pratique, surtout en période de fin d’année, il est de coutume pour certains fournisseurs d’envoyer des paniers de dégustation ou produits de marketing à leurs partenaires commerciaux. Les biens consommables périssables sont mis à disposition de l’équipe, en partage, dans les bureaux ; les biens non périssables ou d’une valeur plus conséquente sont transmis au service social de l’Agence pour être redistribués au travers d’une tombola annuelle permettant de financer diverses activités destinées au personnel de l’Agence.
Documentation, numérisation et transparence
Tout le processus, depuis la prospection à la mise en place du marché, qu’il s’agisse d’un nouveau fournisseur ou d’un renouvellement de contrat, doit être dûment documenté, conservé et archivé électroniquement dans les dossiers communs du Service Achats.

Depuis la numérisation des marchés, exigée au niveau fédéral pour les procédures au-dessus du seuil européen et encore étendue à Bruxelles au moyen d’une circulaire à tous les marchés publics régionaux, quels que soient leur montant, l’Agence est passée à un archivage numérique. Au sein du Service Achats, les dossiers personnels ont été abandonnés au profits de dossiers par marché, organisés selon le type de marché (fournitures, services ou travaux). Ceux-ci sont triés par numéro de référence afin de mettre à disposition tout l’historique de l’achat d’une fourniture ou prestation donnée et permettre, outre la transparence sur le processus et les communications avec les entreprises, d’améliorer et peaufiner les demandes pour les marchés suivants, y compris en cas de reprise par un autre gestionnaire de dossier.

4. ACHATS RESPONSABLES

Être un acteur d’excellence en matière environnementale est dans la nature-même de l’Agence et est intrinsèquement lié à ses activités. L’environnement et plus particulièrement sa préservation est le but final des activités opérationnelles menées dans la Capitale.

L’Agence est un acteur bruxellois important en termes d’emploi et de représentation multiculturelle avec une sensibilité particulière au développement social et humain de la Région. Soutenir l’économie sociale permet également de favoriser une économie plus locale, et d’œuvrer par ce biais à l’amélioration de l’environnement dans la Région.

Il existe une dimension sociale et environnementale forte dans la commande publique. Le Service Achats met en avant le respect des Droits Humains dès les documents de marché : ceux-ci prévoient ainsi que les entreprises soumissionnaires s’engagent à respecter les Conventions internationales et de base de l’OIT et la législation et réglementation concernant la diversité (via par exemple « le test égalité des chances ») pour pouvoir participer aux marchés de l’Agence.

La vision de la direction générale en matière de qualité et d’environnement est également présente dans les cahiers spéciaux des charges réalisés par l’Agence.

Deux axes dans la pratique :

1. Tendre vers le 100% de marchés responsables

Dans un premier temps, le Service Achats a pu prendre connaissance de la réalité du marché et a identifié les marchés avec le plus gros impact social ou environnemental. Ces marchés, soit par leur importance budgétaire, soit par la quantité de personnes ou de fournitures utilisés soit encore parce qu’ils concernent un secteur où des acteurs sociaux ou « verts » sont déjà bien en place constituent un levier d’action important.

Ainsi, sans être exhaustif, les marchés liés :

A la gestion et au recyclage des déchets collectés ;
A la gestion des bâtiments ;
Au nettoyage et produits de droguerie ;
Au gardiennage ;
Au mobilier ;
Au catering ;
A la fournitures de bureau et papier ;
Aux articles textiles ;
Aux véhicules, …

Sont des marchés où l’Agence a pu, au fil des années, perfectionner son expertise et qui, désormais comportent quasi systématiquement des critères et clauses environnementales et sociales, renouvellement après renouvellement.

De même, chaque renouvellement implique de se pencher sur l’analyse du marché précédent afin de calibrer les critères et clauses environnementales et sociales éventuelles selon les réponses et remarques émanant des fournisseurs lors de la procédure. L’idée principale qui sous-tend la rédaction d’un cahier spécial des charges est de transformer toute innovation ou pratique environnementale et sociale pouvant être proposée par plusieurs fournisseurs en prescription technique obligatoire.

Le service Achats est certifié ISO 14001 et dispose d’un indicateur pour surveiller cette évolution positive dans l’inclusion de clauses sociales et environnementales dans les marchés passés.

2. Objectif d’excellence et marchés exemplaires

Le Service Achats compte une équipe stable d’acheteurs expérimentés. Plutôt que de centraliser les compétences environnementales et sociales auprès d’un référent unique, chaque acheteur et acheteur technique est activement responsable de la prospection et de l’inclusion d’aspects environnementaux dans le marché porté.

Ainsi, chaque membre de l’équipe bénéficie d’une formation continue et participe activement à mettre sur pied des guides et contacts à destination du service.

Le Service Achats assure une consultance en matière environnementale et sociale pour les clients internes et les épaule dans l’inclusion de clauses environnementales et sociales dans les marchés lancés par l’Agence.

En outre, l’Agence accorde une importance particulière au partage d’information, notamment au travers du Réseau Bruxellois des Acheteurs, mis en place par Easybrussels et au travers de la publication systématique et ouverte à tous des documents de marché sur la plateforme électronique fédérale. L’Agence souhaite produire des marchés exemplaires et remplir sa mission de service publique en devant un pôle de référence en matières environnementale et sociale.

Résultats

Grâce aux initiatives internes au Service Achats, la presque totalité des marchés de fournitures passés ont au moins une clause environnementale ou sociale. Les avancées acquises telles que la réduction d’emballages, la sensibilisation à la pollution liée aux livraisons, l’évincement presque total des produits non biodégradables sont ainsi devenues des prescriptions techniques obligatoires pour toute entreprise qui souhaite participer aux marchés de l’Agence.

Depuis, l’indicateur lié aux certifications ISO 9001 et 14001 a été modifié pour parvenir à améliorer l’ensemble des marchés de l’Agence en matière environnementale et sociale. Grâce à cette mesure annuelle et grâce également à l’obligation liée à la circulaire bruxelloise du 26 novembre 2020 d’insérer des clauses sociales dans les marchés dépassant le seuil européen, une cible de 60% de marchés responsables (càd contenant au moins une clause sociale ou environnementale) a été définie pour les marchés passés, tous types confondus.

5. PROJETS D’AMÉLIORATIONS

Dans une perspective d’amélioration continue des pratiques et pour garder notre expertise à jour, le Service Achats maintient une veille technologique liée aux métiers de l’Agence et à l’évolution de la législation et du marché.

Tout marché – nouveau ou récurrent – sera ainsi analysé en tenant compte des avancées environnementales et/ou sociales et de la prospection menée auprès des fournisseurs disponibles.

Dans le même esprit, au fur et à mesure que les pratiques en matières environnementales et sociales deviennent ancrées parmi les fournisseurs qui répondent aux marchés de l’Agence, le suivi des exigences s’intensifie et l’Agence souhaite continuer à augmenter celles-ci, que ce soit en termes de labels ou de contrôle des pratiques – tout en tenant compte des spécificités techniques et opérationnelles de secteurs essentiels et parfois très spécifiques.

En outre, l’Agence développe des projets en interne pour optimiser de manière plus circulaire la gestion des déchets institutionnels, gestion jusqu’à présent encore embryonnaire vu les difficultés liées au stockage et à la main d’œuvre spécifique nécessaire mais qui rentre dans la vision que l’Agence souhaite développer pour l’avenir.